Aujourd’hui, il n’est plus utile de conserver ses documents sous format papier grâce à des solutions de gestion électronique de documents performantes. Selon les options les coûts varient. Faites évaluer et chiffrer votre besoin en remplissant le formulaire ci-dessous.
Le GED/Gestion électronique de documents est une solution informatique qui facilite la gestion du cycle de vie des documents au sein de l’entreprise, de leur création à leur stockage, jusqu’à leur destruction. Son utilisation permet d’optimiser l’emploi du temps et d’économiser de l’argent sur les dépenses liées au traitement des documents.
L’utilisation d’un logiciel GED permet de comprimer le volume de traitement de papier au sein de l’entreprise. Il s’agit d’un outil d’archivage électronique performant, qui simplifie l’organisation des documents. Il suffit en effet de numériser les documents papier existants et d’intégrer leurs versions électroniques au sein d’une base de données sûre. Le logiciel se charge de les indexer en fonction de leur type ou de leur contenu. Elles sont ensuite classées par pertinence ce qui permet de les retrouver plus facilement plus tard.
L’utilisation d’un système GED/Gestion électronique de documents permet également de réduire le coût de la composante « papier ». Elle facilite la création de documents, leur capitalisation et les échanges d’informations. Grâce à cet outil, il n’est plus nécessaire d’imprimer à chaque fois les documents. Les échanges s’effectuent à travers des fichiers informatisés.
Le GED/Gestion électronique de documents est aussi un excellent outil de travail collaboratif. Il facilite l’accès aux documents par les utilisateurs autorisés. Il est même possible de procéder à une interconnexion du système d’information entre deux ou plusieurs organismes partenaires. Disposer d’un système GED permet ainsi de gagner beaucoup de temps dans la recherche, la diffusion et l’exploitation des données. Cet outil permet de mettre en place une méthodologie de travail collaboratif efficace ce qui peut conduire à une amélioration de la rentabilité des activités de l’entreprise de l’ordre de 3 à 5%.
