Les avantages de l’archivage électronique

L’archivage électronique est un processus de conservation de documents et de contenus électroniques qui consiste à les réunir, les classer, et à les protéger sur un support sécurisé, pour ensuite les restituer et les exploiter en cas de besoin.

Pourquoi recourir à l’archivage électronique ?

L’archivage électronique offre un bon nombre d’avantages. Il permet principalement de supprimer les coûts liés à l’usage du papier (impression, envoi, classement, reproduction, stockage, etc.) et de faciliter la manipulation des documents et le partage des informations au sein de l’entreprise. Entre autres, les changements apportés par l’archivage électronique en matière d’automatisation du classement des documents et de leur accessibilité créent des gains de temps non négligeables. C’est ainsi que depuis la publication de l’Article 1316-1 au mois de mars 2000, admettant les documents électroniques comme preuve au même titre que l’écrit sur support papier, les entreprises ont tout intérêt à archiver directement sous format électronique. D’ailleurs, l’archivage électronique n’altère en rien l’intégrité des données. En effet, un contenu archivé est figé, c’est-à-dire qu’il ne peut être modifié sellmyhousefast. Il est donc tout à fait possible de garantir l’authenticité des documents et leur traçabilité. 

Un logiciel GED/Gestion électronique de documents pour l’archivage électronique

Pour une meilleure gestion de son processus d’archivage électronique, les entreprises ont la possibilité de recourir à un logiciel GED. Ce système permet l’archivage électronique des documents au sein d’une base de données unique et l’automatisation de leur indexation. Il suffit ainsi de numériser les documents papier existants pour les intégrer au système. Quant aux documents virtuels (mails, fichiers électroniques), il est possible de les archiver directement. Le système de Gestion électronique des documents se charge ensuite de les indexer selon leur type et leur contenu, avant d’organiser leur classement par pertinence. Il sera ainsi plus facile de retrouver les documents utiles. En plus, le GED favorise le travail collaboratif. Il facilite l’accès aux documents par les différents utilisateurs au sein de l’entreprise.